Eventi

Creare un evento

Chi può farlo: Eventi (modifica)

1. Apri Eventi → Nuovo evento (su telefono anche dal "+")
2. Compila Nome, Tipo (Festival, Sagra, Concerto, Fiera, Altro), Data inizio e Data fine; se vuoi una Descrizione
3. Premi Crea: l’evento nasce in Bozza e si apre la sua dashboard

Suggerimenti

• Per entrare in un evento tocca la sua scheda nell’elenco Eventi.

Vedere il riepilogo di un evento

Chi può farlo: Eventi (lettura)

1. Apri Eventi e tocca l’evento
2. In Dashboard trovi date, stato e i contatori Artisti, Staff, Documenti (con quelli ancora da ricevere)

Modificare i dati di un evento

Chi può farlo: Evento · Impostazioni evento (lettura)

1. Nell’evento apri Impostazioni
2. Cambia nome, tipo, date, Inizio allestimento / Fine smontaggio, Tetto di spesa, Immagine di copertina, il Responsabile evento e i Tag
3. Premi Salva

Suggerimenti

• Il Tetto di spesa compare poi in Contabilità come controllo del budget.

Cambiare lo stato di un evento

Bozza → Pianificazione → Confermato → Attivo → Concluso, oppure Annullato.

Chi può farlo: Evento · Impostazioni evento (lettura)

1. Nell’evento apri Impostazioni → riquadro Stato evento
2. Premi Passa a … per andare avanti, Torna a … per tornare indietro
3. Per annullare: Passa a Annullato. Da annullato: Ripristina in …
4. Per Concluso e Annullato conferma con Conferma

Eliminare un evento in bozza

Chi può farlo: Evento · Impostazioni evento (lettura)

1. Nell’evento apri Impostazioni
2. Premi Elimina bozza e conferma

Suggerimenti

• Si può eliminare solo un evento ancora in Bozza; gli altri si annullano.

Dare accesso a un evento ad altri membri (organizzatori)

Chi può farlo: Evento · Impostazioni evento (lettura)

1. Nell’evento apri Organizzatori → Aggiungi organizzatori
2. In Membri scegli una o più persone del team
3. Scrivi il Ruolo nell’evento (es. Responsabile palco)
4. Nella tabella spunta Lettura e/o Scrittura per ogni modulo
5. Premi Salva

Suggerimenti

• Gli amministratori dell’organizzazione vedono già tutto e non compaiono nell’elenco.
• Per cambiare ruolo o permessi tocca la riga; per toglierlo Rimuovi.

Inserire la location dell'evento

Chi può farlo: Evento · Location (modifica)

1. Nell’evento apri Location → Crea location (o Modifica)
2. Compila Nome location, Indirizzo, Città; se vuoi Capienza, Contatto in loco, Telefono
3. Carica planimetrie e foto in Allegati (planimetrie, foto)
4. Premi Salva

Creare le zone (palchi, bar, ingressi…)

Chi può farlo: Evento · Zone (modifica)

1. Nell’evento apri Location → sezione Zone → Nuova zona
2. Compila Nome zona, Tipo (Palco, Food, Bar, Backstage, Ingresso…) e Stato
3. Se vuoi: Capienza, Responsabile (tra gli organizzatori), Attrezzature
4. Premi Salva. Per cambiarla tocca la riga; per toglierla Elimina

Suggerimenti

• Le zone di tipo Palco diventano le colonne della Lineup.

Aggiungere un artista

Chi può farlo: Evento · Artisti (modifica)

1. Nell’evento apri Artisti → Nuovo artista (su telefono anche dal "+")
2. Compila Nome e Genere, premi Crea: si apre la scheda dell’artista
3. Nella linguetta Info aggiungi foto, contatti del manager e dell’artista, note, poi Salva

Confermare o annullare un artista

Chi può farlo: Evento · Artisti (modifica)

1. Apri Artisti e tocca l’artista
2. In alto premi Conferma, oppure Annullato (o Riapri se era annullato)

Programmare un'esibizione

Chi può farlo: Evento · Artisti (modifica)

1. Prima crea almeno una zona (es. il palco) in Location
2. Apri Artisti → l’artista → linguetta Esibizioni → Nuova esibizione
3. Scegli Zona/Palco, Data inizio, orari di Inizio e Fine; se serve accendi Necessita soundcheck e mettine gli orari
4. Premi Salva

Suggerimenti

• Se si accavalla con un altro artista sullo stesso palco compare un avviso, ma si può salvare lo stesso.
• Se finisce dopo mezzanotte vedrai "Termina il giorno successivo".

Registrare contratto e cachet di un artista

Chi può farlo: Evento · Artisti (modifica)

1. Apri Artisti → l’artista → linguetta Contratto
2. Scegli lo Stato (In trattativa, Inviato, Firmato, Pagato), scrivi il Cachet e i Termini e accordi
3. Carica il Documento contratto (PDF o Word) e premi Salva

Suggerimenti

• Il cachet crea da solo una spesa in Contabilità ("Cachet — nome artista").

Segnare alloggio e viaggio di un artista

Chi può farlo: Evento · Artisti (modifica)

1. Apri Artisti → l’artista → linguetta Logistica
2. Compila Alloggio, Trasporto, Arrivo, Partenza e premi Salva

Eliminare un artista

Chi può farlo: Evento · Artisti (modifica)

1. Apri Artisti → l’artista
2. In fondo premi Elimina artista e Conferma

Suggerimenti

• Spariscono anche tutte le sue esibizioni.

Vedere e spostare la lineup

Chi può farlo: Evento · Artisti (modifica)

1. Nell’evento apri Lineup: una linguetta per ogni giorno, una colonna per ogni palco
2. Trascina un’esibizione per cambiare orario o palco (su telefono tieni premuto prima di trascinare)
3. Tocca un’esibizione per aprire la scheda dell’artista

Suggerimenti

• Gli orari si agganciano ai quarti d’ora. I blocchi rossi sono sovrapposizioni.

Mettere persone dello staff su un evento

Chi può farlo: Evento · Staff (modifica)

1. Le persone devono essere approvate in Anagrafica staff
2. Nell’evento apri Staff → Assegna staff (su telefono anche dal "+" → Aggiungi persona allo staff)
3. Scegli le persone, scrivi la Mansione (es. Barista) e se vuoi le Zone
4. Premi Salva

Organizzare i turni dello staff

Chi può farlo: Evento · Staff (modifica)

1. Nell’evento apri Staff e tocca la persona
2. In Turni premi Aggiungi turno
3. Scegli Giornata intera o Orario definito; poi Tutti i giorni dell’evento oppure una data
4. Premi Aggiungi turno. Il cestino toglie un turno; Rimuovi toglie la persona dall’evento

Suggerimenti

• I turni si salvano subito, senza premere Salva.

Segnare l'arrivo dello staff (check-in)

Chi può farlo: Evento · Staff (modifica)

1. Nell’evento apri Staff
2. Nella colonna Check-in accendi l’interruttore quando la persona arriva