Guida

Documenti ​

Far firmare un documento a un partner (es. un food truck) ​

Il partner riceve un link, compila, allega i file e firma col dito. Il PDF firmato torna da solo.

Chi può farlo: Evento · Documenti (modifica)

  1. Impostazioni → Template documenti: crea o scegli il modello, con la firma e gli allegati richiesti (premi Anteprima per vederlo come lo vede il partner)
  2. Nell’evento → Partner: aggiungi il food truck, o Aggiungi dalla rubrica (puoi anche sceglierlo direttamente dalla rubrica al passo dopo)
  3. Nell’evento → Documenti → Invia da compilare
  4. Scegli il Modello, in A chi lascia Partner scelti e spunta i Destinatari
  5. Compila I tuoi campi (valgono per tutti), controlla Da compilare entro il e lascia acceso Invia subito l’email
  6. Premi Invia a N partner
  7. Il partner riceve l’email, apre il link, compila, allega e firma
  8. Il PDF firmato compare in Documenti dell’evento (stato Firmato) e nella scheda del partner in rubrica

Suggerimenti

  • Nel riquadro Da compilare segui lo stato: Inviato, Aperto, Ricevuto, Scaduto.
  • Chi non ha email è segnato "· senza email": per lui usa Copia link e mandalo a mano.

Chi può farlo: Evento · Documenti (modifica)

  1. Nell’evento → Documenti → Invia da compilare
  2. Scegli il Modello e in A chi scegli Link aperto
  3. Compila I tuoi campi e la scadenza, poi Crea link
  4. Copia link e pubblicalo (sito, social, WhatsApp): chiunque può compilarlo

Suggerimenti

  • Chi compila finisce da solo in rubrica e tra i partner dell’evento come "Da valutare".

Sollecitare, annullare o rivedere una richiesta di firma ​

Chi può farlo: Evento · Documenti (modifica)

  1. Nell’evento → Documenti → riquadro Da compilare
  2. Reinvia rimanda l’email; Copia link per mandarlo a mano; PDF apre il documento ricevuto
  3. Annulla (o Chiudi link per un link aperto) e conferma: il link smette di funzionare

Compilare e firmare un documento ricevuto (per il partner) ​

Chi può farlo: Pubblico (senza login)

  1. Apri il link ricevuto per email (non serve un account)
  2. In giallo i campi da compilare, in grigio quelli già scritti dall’organizzazione: spunta le dichiarazioni e compila I tuoi dati
  3. In Allegati carica i file richiesti (con la Scadenza del documento se chiesta)
  4. In Firma scrivi Nome e cognome di chi firma, La tua email e firma col dito
  5. Premi Firma e invia: arriva per email la copia firmata

Caricare o registrare un documento dell'evento ​

Contratti, permessi, assicurazioni: anche come checklist di cose da ricevere.

Chi può farlo: Evento · Documenti (modifica)

  1. Nell’evento → Documenti → Nuovo documento (su telefono anche dal "+")
  2. Scrivi il Nome, scegli Tipo e Stato (es. Richiesto se lo stai ancora aspettando)
  3. In Collegato a scegli evento, artista, partner, zona o staff
  4. Metti la Scadenza, carica il File e premi Salva

Suggerimenti

  • Caricando il file su un documento Richiesto, lo stato passa da solo a Ricevuto. Le scadenze superate sono in rosso.

Creare un PDF da un modello ​

Chi può farlo: Evento · Documenti (modifica)

  1. Nell’evento → Documenti → Genera da template
  2. Scegli il Template e il Destinatario (o Nessuno (documento dell’evento))
  3. Correggi i campi già compilati e premi Genera PDF

Suggerimenti

  • Il PDF compare nei documenti come In revisione. Nessuna email parte.

Creare un modello di documento ​

Chi può farlo: Template documenti (modifica)

  1. Impostazioni → Template documenti → linguetta Modelli → Nuovo template
  2. Scrivi Nome e Tipo
  3. In Contenuto scrivi il testo; i dati variabili si scrivono tra doppie graffe, es. {{ragione_sociale}}. Una riga con "# " è un titolo, "## " un sottotitolo, "- " o "1. " un elenco
  4. In Campi per ogni dato scegli Domanda mostrata, Chi lo compila (Organizzazione o Destinatario), Tipo di dato e Obbligatorio
  5. Premi Salva

Suggerimenti

  • Alcuni dati si riempiono da soli: Automatico (evento, associazione, IBAN…), Precompilato dalla rubrica (ragione sociale, P.IVA…), Dalla scheda del partner nell’evento (quota, zona).
  • Per iniziare puoi usare Crea esempio (domanda food truck).
  • Per mandarlo da compilare serve almeno un campo del Destinatario, un allegato o la firma.

Chiedere allegati e firma in un modello ​

Chi può farlo: Template documenti (modifica)

  1. Apri il modello in Impostazioni → Template documenti
  2. In Allegati richiesti premi Aggiungi allegato, scrivi il nome e scegli se è Obbligatorio
  3. Accendi Va in rubrica per conservarlo tra i documenti del partner; poi scegli il Tipo di documento e se Chiedi la scadenza
  4. Accendi Firma del destinatario se deve firmare, poi Salva

Vedere un modello come lo vedrà il partner ​

Chi può farlo: Template documenti (modifica)

  1. Apri il modello in Impostazioni → Template documenti
  2. Premi Anteprima (funziona anche prima di salvare)
  3. Prova a compilarlo: non si carica né si invia nulla

Suggerimenti

  • Usa i dati veri dell’associazione, l’evento più recente e un partner di esempio ("Esempio S.r.l.").

Creare un elenco di scelte per i modelli (es. allaccio elettrico) ​

Chi può farlo: Template documenti (modifica)

  1. Impostazioni → Template documenti → linguetta Elenchi → Nuovo elenco
  2. Scrivi il Nome dell’elenco e le Voci, una per riga, poi Salva
  3. Nel modello usa il tipo di dato Scelta da elenco e scegli l’elenco

Suggerimenti

  • Quando invii il documento scegli quali voci offrire in quell’evento.

Modificare o eliminare un modello ​

Chi può farlo: Template documenti (modifica)

  1. Impostazioni → Template documenti → tocca il modello
  2. Cambia e premi Salva, oppure Elimina e conferma

Suggerimenti

  • I documenti già creati o inviati non cambiano.

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